亿企财税开票、收票、查票，一步步手把手教你
下载与安装前要搞清楚的几件事
先说下载这关。很多人搜“亿企财税下载”,第一反应是去官网或者应用商店。其实这软件分电脑端和手机端,两边功能不太一样。电脑端主要给财务做开票、收票、台账管理,手机端更多是给老板或者业务员随时随地看票、审批用。你要是只装一个,后面肯定有麻烦。
我自己的经验是,先想清楚你主要拿它干什么。如果你是小公司会计,一个人管好几家账,那电脑端必须装,开票和收票都在上面操作。如果你是老板或者跑业务的,偶尔要看发票到没到、要转发给财务,那手机端就够用了。两边账号是通的,但第一次登录得用同一个手机号注册,别搞成两个账号。
下载的时候,注意别在搜索引擎里点那些带“推广”字样的链接,很容易下到捆绑软件。最稳妥的办法就是点本页下载按钮,或者去应用商店搜官方名字。安装包不大,电脑端也就几十兆,手机端更小,装起来没啥压力。装的时候别一路狂点“下一步”,看清楚有没有勾选乱七八糟的附加组件,我同事就吃过这个亏,装完桌面多了好几个弹窗软件。
首次登录和公司信息绑定
装好之后,第一次打开会让你输手机号验证码。登录进去别急着点这点那,先把公司信息绑定好。在设置里能找到“企业认证”或者“税号绑定”之类的入口,把统一社会信用代码填进去,系统会自动关联你的税务信息。这一步要是错了,后面开票的税目、税率全对不上,开出去的票还得作废重来,麻烦得很。
绑定的时候有个坑,就是多公司的情况。你要是代账会计,手上有好几家公司,记得在“切换企业”那里把每个公司都添加一遍。添加的时候要分别做认证,有的公司法人不是同一个人,还得让法人配合收个验证码。别嫌烦,这一步做扎实了,后面切换公司开票,数据都是分开的,不会混。
我遇到过的情况是,新公司刚成立,税务信息还没同步出来,绑定的时候提示“查无此企业”。这种一般等一两天再试,或者在系统里先手动输入税号,等数据更新了再点同步。千万别自己乱填,税号错一个字,开票系统直接锁死,还得找税务局解锁,那才叫耽误事。
开票操作:从填信息到推送电子票
开票是这软件的核心功能。登录后主界面一般有个“发票开具”大按钮,点进去选“增值税电子普通发票”还是“专用发票”。这里要注意,专票得提前做过票种核定,你公司要是没申请专票资格,选了也开不出来。我第一次用的时候不知道,选了专票折腾半天,最后提示无权限,白忙活。
填购买方信息这块,有两个办法。一个是手动输,对方公司名、税号、开户行、地址电话,一项项填。另一个是维护常用客户,把常开发票的公司存进去,下次选就行。我强烈建议你花点时间把常用客户都存好,尤其是那些有特殊备注要求的,比如“发票备注栏必须写合同编号”,存进去以后就不用每次都想半天。
开票明细那里,商品的税收分类编码得选对。这个是老会计的看家本领,但新手上手容易懵。你可以在系统里搜索商品关键词,它会带出建议的编码。比如你卖的是“打印机”,搜一下,系统会列几个相关分类,选最贴合的那个。选错了税率不对,比如把13%的货物选成6%服务,对方拿到票也无法抵扣,得红冲重开,特别影响合作。
填完所有信息,点“开具”,系统会提示你确认一遍。确认了以后,电子发票就生成了,直接推送给购买方。这里有个小技巧,推送方式支持手机短信和邮箱,你最好两种都勾上,因为有的客户手机收不到短信,邮箱更稳妥。开完的票在“已开发票”里能查到,还能下载PDF和OFD两种格式,发给客户也行。
收票和查验:真伪与归档一次搞定
收票这块,很多会计还是老习惯,收到电子发票文件,打开看一眼,觉得没问题就扔进文件夹。用这软件,你直接点“发票上传”或者“导入”,把PDF或者OFD文件传上去,系统会自动识别票面信息,并自动做真伪查验。查验不是人工看水印,是跟税务系统数据库对碰,几秒钟出结果,假票、红冲票、大头小尾票都能照出来。
查验结果会显示“正常”“异常”或者“重复”。这个“重复”特别有用,因为有的供应商一张票发你好几遍,你分不清是补发还是重复入账。系统标出来,你就不用自己翻台账核对了。我吃了两次亏之后,现在每张票进来都先过这关,再入账。
收票之后还有个归档功能,很多人没用起来。你可以按月份、按供应商、按项目给发票打标签,这样年底汇算清缴的时候,要调哪张票,一搜就出来。不然等你攒了几百张电子发票,再去一张张找,电脑硬盘都得翻冒烟。我现在的习惯是,每周五下午集中收一次票,顺手打上标签,月底对账轻松很多。
查票和台账管理:别让发票躺平吃灰
查票这个功能,可能很多人觉得“发票不就是开出去收进来,有啥好查的”。等你公司业务多了就知道,老板问你“上个月给XX公司开了多少票”,你总不能在微信聊天记录里翻吧。在软件里,点“发票台账”,能按日期范围、发票类型、金额区间、购买方名称筛,一秒钟出结果,还能导出Excel给老板发过去。
台账里还能看到每张票的状态,是正常、作废还是红冲。这点很关键,因为有的票你开了,但其实客户没要,你又红冲了,月底报税的时候不能把这部分算进去。系统里状态一目了然,不用自己用笔记录哪张冲了哪张没冲。
还有个实用功能是“未报销发票提醒”,主要是手机端用。业务员出差回来,拍了发票上传,财务在后台能看到哪些票还没走报销流程。这能避免业务员揣着发票好几个月不来报销,到年底一次性涌过来,财务加班加点处理。你要是管团队,可以设定提醒周期,比如每周末给未报销的人发条提醒,省得你亲自去催。
常见的坑和解决经验
先说最坑的一个:发票打印格式不对。虽然现在是电子票为主,但偶尔还是要打纸质版,尤其是客户报销系统必须要纸质的。这软件里打印设置默认可能跟你打印机不匹配,打出来的票字被截断,或者二维码没了。解决办法是,在打印预览那里,调一下缩放比例,一般95%到100%之间,然后先打一张测试纸,别一上来就打一整叠。
第二个坑是扫码枪的使用。很多公司配了扫码枪,用来扫客户提供的二维码。这软件接扫码枪很简单,USB插上就能用,但注意要在设置里选“扫码输入模式”,不然扫出来的内容会跑到别的输入框里。我第一次用的时候,扫了一下,结果票号进了备注栏,愣是没找到,还以为机器坏了。
第三个坑是红冲。有时候开错票要作废,但电子发票不像纸质票能直接撕了作废,得走红冲流程。在软件里找“红字发票开具”,按提示选择原票,确认信息,提交后系统会生成红字信息表,审核通过了才能开红票。这过程一般几分钟到一小时不等,别着急,最怕你开错票后当天就冲,有时候系统还没同步原票信息,会提示失败。等半小时再试,基本都能过。
数据备份和安全设置别忽略
最后说说安全,这可能是最容易被忽略的。财务数据比啥都重要,万一电脑中病毒或者硬盘坏了,你几年台账全没,哭都来不及。这软件自带数据自动备份功能,但默认可能是每周一次,我建议你改成每天备份。在设置里找到“备份与恢复”,选“每日自动备份到云端”,这样即使本地文件废了,云端还能恢复。
账号安全方面,登录密码别用生日或者123456这种。这软件还支持指纹或人脸登录,手机端可以开启,电脑端能设PIN码,建议都用上。另外,如果你离职或者员工变动,注意要及时在“成员管理”里调整权限。有些公司离职的会计账号没删,新会计登录后还能看到老会计操作记录,但对方也能看到新数据,这是个大隐患,别嫌麻烦,该删就删。
还有一点,电子发票的原始文件最好也留一份本地备份。虽然软件里能查,但如果哪天软件出问题或者公司要审计,你手里有原文件更安心。我一般每个月导一次PDF和OFD文件,按月份建文件夹存起来,再用移动硬盘复制一份。养成这个习惯以后,我心理踏实多了。